Beste Projektmanagement Software und Tools

Projektmanagement Tools helfen Projektmanagern und -teams dabei, Kundenanforderungen zu erfüllen und Zeit-, Budget- und Umfangsbeschränkungen zu verwalten. Diese Geschäftsanwendung bietet vor allem dann Vorteile, wenn sie richtig ausgewählt wird, um den Anforderungen einer Organisation zu entsprechen.

Was ist eine Projektmanagement Software?

Eine Projektmanagement-Software ist eine Art Online-Kollaborations-App, in der sich jeder, der an einem Projekt arbeitet, einloggen und sehen kann, was er wann zu tun hat. Sie können auch ihren Fortschritt bei diesen Aufgaben aufzeichnen und relevante Details hinzufügen, wie z.B. Notizen über Änderungen. Personen, die die richtige Berechtigungsstufe haben, können sehen, was alle anderen tun oder tun müssen und wann. Für die Person oder Personen, die das Projekt leiten, bietet die App einen klaren Überblick über das Projekt und seinen Zustand. Sind alle Aufgaben auf dem richtigen Weg, um rechtzeitig fertig zu werden? Wenn sich eine Aufgabe verspätet, wie wirkt sich das auf die geplanten Termine der anderen Aufgaben aus? Ist jemand verfügbar, um eine dringende Aufgabe zu übernehmen, wenn die dafür vorgesehene Person krank ist?

Die beste Projektmanagement Software

Projektmanagement Tools erweitern ihre Funktionen und überschreiten mit ihrer Kombination von Features die Grenzen, was den Auswahlprozess für den Nutzer weiter erschwert. Wir haben eine Liste der besten Projektmanagement-Software für verschiedene Branchen und Geschäftsanforderungen erstellt, um dich bei diesem wichtigen Auswahlprozess zu unterstützen.

monday.com

monday.com ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die Teams bei der Planung und Durchführung von Projekten unterstützt, die pünktlich Ergebnisse liefern, egal ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind. Seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität bedeutet eine schnelle Einarbeitung für dein Team und die Möglichkeit, Arbeitsabläufe nach deinen Wünschen anzupassen. Mit leistungsstarken Produktivitätsfunktionen wie Zeiterfassung, automatischen Benachrichtigungen, Abhängigkeiten, Zeitleistenansichten und Integrationen kann dein Team bessere und schnellere Ergebnisse für jeden Projektmeilenstein erzielen.
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Wrike

Wrike ist eine preisgekrönte Arbeitsmanagement-Software, die von 2,3 Millionen Fachleuten genutzt wird und es Teams ermöglicht, Projekte zu planen und zu verfolgen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Berichte zu automatisieren. Zu den 100% skalierbaren Funktionen von Wrike gehören Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, personalisierte Dashboards und benutzerdefinierte Anfrageformulare. Automatisiere Prozesse und werde bis zu 50% produktiver. Schaffe 360° Sichtbarkeit mit Zeiterfassung, Budgetmanagement und Projektportfolioanalyse. Schütze deine Daten mit Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau. Die Lösungen von Wrike umfassen Wrike for Marketers und Wrike for Professional Services, zusammen mit spezifischen Teamvorlagen. Integriere mit über 400 Apps von Microsoft, Google und Salesforce. Wird von über 20.000 Unternehmen weltweit genutzt.

Asana

Asana hilft Teams, ihre Arbeit zu orchestrieren, von täglichen Aufgaben bis hin zu strategischen Initiativen. Mit Asana sind Teams zuversichtlicher, bewegen sich schneller und erreichen mehr mit weniger, egal wo sie sich befinden. Mehr als 75.000 zahlende Unternehmen und Millionen von Organisationen in 190 Ländern verlassen sich auf Asana, um alles zu managen, von Unternehmenszielen über digitale Transformation bis hin zu Produkteinführungen und Marketingkampagnen.

Scoro

Scoro ist bekannt als eine der umfassendsten Business Management Software für professionelle und kreative Dienstleistungen. Für alle, die Struktur in ihre Arbeit bringen wollen, ist Scoro das richtige pm Tool für dich.

Trello

Trello ist eine führende Projektmanagement-Software mit eingebauten Kollaborationstools für die Arbeit mit deinen Teams. Es ist leicht, einfach und unkompliziert in der Anwendung. Es verwendet Boards, Listen und Karten, um Aufgaben zu erstellen und organisiert zu bleiben. Benutzer können innerhalb der Karten zusammenarbeiten, Dateien teilen und Kommentare hinterlassen.

Kissflow Projekt

Kissflow Project ist eine ideale Projektmanagement-Tool-Option für funktionale Projektmanager und Menschen, die neu im Projektmanagement sind. Kissflow Project erfüllt alle Anforderungen mit einer umfassenden Suite von Projektmanagement-Funktionen. Es ist eine einfach zu bedienende und ästhetische grafische Benutzeroberfläche, die diese Komplettlösung zu einer ausgezeichneten Wahl für alle Arten von Organisationen macht.

Jira

Jira ist eine agile Projektmanagement-Software, die von Entwicklungsteams genutzt wird, um Software zu planen, zu verfolgen und zu veröffentlichen. Es ist ein beliebtes Tool, das speziell für agile Teams entwickelt und eingesetzt wird. Neben dem Erstellen von Stories, dem Planen von Sprints, dem Verfolgen von Issues und dem Ausliefern von aktueller Software, können die Nutzer auch Berichte erstellen, die den Teams helfen, sich zu verbessern, und ihre eigenen Workflows erstellen. Als Teil von Atlassian ist es mit vielen Tools integriert, die es Teams ermöglichen, ihre Projekte und Produkte von Anfang bis Ende zu verwalten. Jira Software ist für jedes Mitglied deines Softwareteams entwickelt worden, um großartige Software zu planen, zu verfolgen und zu veröffentlichen. Jedes Team hat einen einzigartigen Prozess für den Versand von Software. Nutze einen vorgefertigten Workflow oder erstelle einen, der zur Arbeitsweise deines Teams passt.

Zoho Projekte

Zoho Projects ist ein beliebtes Angebot von Zoho, das Unternehmen hilft, den Überblick über Aufgaben zu behalten, zusammenzuarbeiten, Fehler zu verfolgen und intuitive Berichte zu erstellen. Das Tool bietet Funktionen wie Gantt-Diagramme und die Möglichkeit, fakturierbare Stunden für mehrere Projekte gleichzeitig zu erfassen. Zoho Projects verfügt auch über eine sehr beeindruckende Suite von Kommunikationstools, einschließlich Echtzeit-Chat und Forumseiten.

TMetric

TMetric ist eine kostenlose und benutzerfreundliche Zeiterfassungs-App, die eine genaue Zeiterfassung, diverse Optionen zur Verwaltung von Aufgaben und des Projektumfangs, Echtzeitberichte für eine detaillierte Analyse, die Abrechnung des Teams und die Rechnungsstellung bietet. Das Time Off Modul ermöglicht es den Mitarbeitern, freie Tage zu beantragen, verpasste Arbeitstage zu kontrollieren und Saldi und Teamanwesenheit problemlos zu verwalten. TMetric lässt sich mit über 50 Diensten integrieren, wodurch du den Fortschritt und die Aktivität in allen von dir verwendeten Tools messen kannst.

ProofHub

ProofHub bietet einen zentralisierten Arbeitsbereich für Aufgabenlisten, Workflows, Gantt-Diagramme, Diskussionen, Kalender und Dokumente. Es hilft dir, die Aufgaben deines Teams zu planen, zu organisieren und im Auge zu behalten. Es macht auch die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit externen Kunden einfach. Es gibt eine Vielzahl von Berichten wie z.B. Workload- und Ressourcenberichte.

Clarizen

Clarizen ist eine hoch bewertete Online-Projektmanagement-Software, die für mittlere bis große Unternehmen gedacht ist. Das System ist nur webbasiertes Projektmanagement, daher kann das Fehlen einer mobilen App die Nützlichkeit für einige Teams einschränken. Die Nutzer lieben die robusten Berichtsfunktionen und die Möglichkeit, die Ressourcennutzung zu verfolgen, aber es fehlt eine To-Do-Liste und Zeiterfassung.

Airtable

Airtable vereint die besten Funktionen von Tabellenkalkulationen und Datenbanken in sich. Es ist anpassbar und einfach zu benutzen und funktioniert gut für Unternehmen aller Größen. Du kannst Informationen in der Datenbank speichern, die für das Aufgabenmanagement und die Projektplanung genutzt werden können. Viele Nutzer lieben die Vielseitigkeit der Datenorganisation, die mit den Tabellenkalkulationen von Airtable möglich ist. Es gibt mehrere Ansichten wie Kanban, Liste, Gitter und Kalender.

Kanban-Tool

Kanban Tool ist ein visuelles Projektmanagement-Tool. Es bietet ein Gantt-Diagramm, mit dem du und dein Team Projekte verschiedener Schwierigkeitsgrade einfach verwalten können. Du erhältst Echtzeit-Updates, kannst Probleme melden, Dokumente und Bilder hochladen und teilen.

Arten der Implementierung von Projektmanagement Software

Als Software für Unternehmen verfügbar und erschwinglich wurde, ersetzten Unternehmen ihre Stift-und-Papier-Projektverfolgungssysteme durch Projektmanagement-Software. Aber die Technologie entwickelt sich weiter und so verbesserten sich Desktop-Anwendungen in Bezug auf Funktionen, Skalierung und Sicherheit, die mehreren Benutzern den Zugriff auf die Software über das firmeneigene Datennetzwerk ermöglichten. Als Cloud Computing Optionen und Vorteile bot, boten die Anbieter von Projektmanagement-Software ihre abonnementbasierten Produkte über das Internet für Unternehmen aller Größen an. Dadurch öffnete sich der Markt auch für mehr Anbieter, die eine Vielzahl von Systemen anbieten.

Webbasierte Projektmanagement Software

Webbasierte Projektmanagement-Software ist von jedem Webbrowser mit Internetanschluss über ein Software-as-a-Service (SaaS) Abonnement zugänglich. Diese Online-Plattformen richten sich an Unternehmen aller Größen und Branchen. Nutzer an verschiedenen Standorten können von verschiedenen Geräten wie Desktops, Tablets und Smartphones auf das Tool zugreifen, um aktuelle Projektstatus und Informationen aus einer zentralen Datenbank zu erhalten.

Die heutigen webbasierten Projektmanagement-Programme verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, die mit Unternehmenssystemen konkurrieren können. Viele dieser Apps bieten verschiedene Methoden, um Projektaufgaben und Zielfortschritte zu visualisieren, mit Kollegen zusammenzuarbeiten, Workflows zu automatisieren, Dateien zu teilen, Teammitglieder zu benachrichtigen und mit E-Mails zu integrieren. Durch die Erweiterung ihres Funktionsumfangs fallen viele webbasierte Projektmanagement Tools auch in die Kategorien Collaboration Software oder Business Process Management Software.

Vor-Ort-Projektmanagement-Software

On-Premise-Projektmanagement-Software befindet sich auf dem eigenen Server des Unternehmens. Der Server befindet sich in ihrem Rechenzentrum und wird von ihren IT-Mitarbeitern verwaltet. Unternehmen kaufen oft eine einzelne On-Premise-Lizenz und müssen eventuell zusätzliche Upgrades oder Updates kaufen.

Unternehmen bevorzugen On-Premise Software, weil sie sich Gedanken über die Sicherheit und die langfristigen Kosten machen. Wenn das Unternehmen die Software auf seinen privaten Servern betreibt, hat es die volle Kontrolle über die Datenspeicherung und die Sicherheitsprotokolle zum Schutz dieser Daten. Unternehmen mit 50, 100 oder mehr Nutzern können sich die monatlichen Abonnementkosten sparen, wenn sie einmalige Lizenzgebühren kaufen, die in der On-Premise-Projektmanagement-Software verwendet werden. Sie haben auch die Kontrolle darüber, wann sie Software-Updates einplanen, um Vorbereitungen zu treffen und keine Ausfallzeiten durch ein automatisches Produkt-Update zu erleben, das SaaS-Systemen innewohnt.

Integrierte vs. Best-of-Breed-Software

Heutige Projektmanagement-Software enthält verschiedene Funktionen und Werkzeuge, um eine Vielzahl von Geschäftsprojekten zu verwalten. Eine spezialisierte Software kann einfache Projekte zufriedenstellend verwalten. Eine Best-of-Breed-Anwendung ist auf eine bestimmte Funktion spezialisiert, wie z.B. Aufgabenmanagement, Terminplanung oder Zeiterfassung. Integrierte Suite-Anwendungen kombinieren mehrere Funktionen wie Aufgabenmanagement, Gantt-Diagramme und Zeiterfassung. Unternehmen bevorzugen integrierte Tools für eine einheitliche Lösung, die Transparenz bietet, die Zusammenarbeit verbessert und die Verantwortlichkeit unterstützt.

Startups und kleine Unternehmen brauchen eine einfache Projektmanagement-Lösung mit weniger Funktionen, die die Grundfunktionen abdecken. Aufgabenmanagement, Teamzusammenarbeit, Dokumentenmanagement und E-Mail-Integrationen sind die üblichen Funktionen einer einfachen Projektmanagement-Software.

Eine umfassende Projektmanagement-Software hat mehr Funktionen, die die Kernfunktionen des Projektmanagements abdecken, wie z.B. Terminplanung, Ressourcenmanagement und Finanzmanagement, zusätzlich zu den fortgeschrittenen Projektmanagement-Funktionen. Eine Projektmanagement-Suite wird einen höheren Preis haben, aber auch genaue Schätzungen, Kontrolle der Abhängigkeiten, unbegrenzte Projekte innerhalb einer einzigen Instanz, Fortschrittsverfolgung in Echtzeit und umfassende Berichte liefern, die den Preis der Lösung rechtfertigen. Diese Tools erfordern auch mehr Aufsicht und Zeit, um Projekte effektiver zu managen. Größere Organisationen und Teams bevorzugen integrierte Projektmanagement-Software, besonders bei komplexeren Projekten.

Kostenlose Projektmanagement Software

Kostenlose Projektmanagement-Software gibt es für den Heimgebrauch, für sehr kleine Teams von 1-2 Personen und als voll funktionsfähiges freies und Open-Source-System. Viele dieser Tools werden als kostenloses Tier von Projektmanagement-Anbietern angeboten, die auch verschiedene Stufen von kostenpflichtigen Services anbieten. Die kostenlosen Versionen können einen eingeschränkten Funktionsumfang haben, auf wenige Nutzer beschränkt sein oder einen eingeschränkten persönlichen Support bieten. Viele kleine Teams und solche, die gerade ein neues Tool ausprobieren, können diese Optionen jedoch als Entscheidungshilfe nutzen.

Open Source ist eine wertvolle Option für große Teams, die nach einer kostenlosen Projektmanagement-Software suchen. Diese Tools bieten alle Funktionen, die du auch in einem Abonnement- oder On-Premise-Tool findest, und viele dieser Tools sind für verschiedene Projekttypen in hohem Maße anpassbar. Allerdings muss der Zugang zu Support, Implementierungshilfe und benutzerdefinierten Änderungen durch ein internes oder externes Entwicklungsteam verwaltet werden.

Branchenspezifische Projektmanagementsysteme

Nicht jede Branche ist mit einem Standard-Projektmanagement-System am besten bedient und so wurden branchenspezifische Projektmanagement Tools entwickelt, um den Anpassungsaufwand für ein Unternehmen bei der Implementierung zu reduzieren. Bauwesen, Softwareentwicklung, Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Recht haben alle Funktionen und Anpassungen, die sie für die Arbeit in der Branche besser geeignet machen.

In branchenspezifischen Tools kannst du Kollaborationstools, Kostenverfolgung, Portfoliomanagement, Auftragnehmermanagement, Ressourcenmanagement und mehr finden. Diese Tools können dir auch helfen, ein kreatives Team, ein Remote-Team oder ein spezialisiertes Projekt innerhalb deines größeren Portfolios zu verwalten.

Funktionen der Projektmanagement-Software

Wenn du nach deiner nächsten Projektmanagement-Software suchst, wirst du wahrscheinlich das richtige Tool nach den Funktionen auswählen, die es bietet. Welche Funktionen für dein Team geeignet sind, hängt von der Größe deines Teams, der Komplexität deiner Projekte und dem Anwendungsfall ab, in dem du die Software einsetzen wirst.

Aufgabenmanagement

Mit den Funktionen der Aufgabenmanagement-Software können Projektteammitglieder Aufgaben erstellen, aktualisieren und den Fortschritt der Aufgaben während der gesamten Projektlaufzeit verwalten. Diese Funktion ermöglicht es den Teammitgliedern,:

  • Abhängigkeiten zu einer Aufgabe festlegen
  • Erstellen und Verwalten von Unteraufgaben aus größeren Aufgaben
  • Eine Aufgabe so einstellen, dass sie zu einer bestimmten Zeit oder einem bestimmten Datum wiederholt wird
  • Zuweisung von Aufgaben an eine oder mehrere Personen
  • Importieren einer Liste von Aufgaben aus einer externen Datei

Aufgabenmanagement ist das A und O in einer Projektmanagement Software. Die besten Projektmanagement Tools bieten visuelles Aufgabenmanagement in Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen, Wasserfall-Abhängigkeiten und Burndown-Diagrammen. Diese Tools bieten eine visuelle Darstellung des Projektfortschritts, die oft einfacher zu verstehen ist als eine Reihe von Listen oder Elementen in einer Tabellenkalkulation.

Zusammenarbeit im Team

Diese Funktionen stellen sicher, dass jeder, der eine Aufgabe oder einen Teil des Projekts sehen kann, in derselben Oberfläche, in der alle Projektinformationen gespeichert sind, Kommentare abgeben, Assets hinzufügen und Änderungen notieren kann. Visuelle Aufgabendarstellungen, Messaging, Aufgabenbeschreibungen, Notationsfunktionen, Asset-Upload-Funktionen, Tags, E-Mail-Integrationen, Kalendertools und mehr werden als Kollaborationsfunktionen angesehen.

Kollaborationstools ermöglichen es Projektteams und Stakeholdern

  • Informationen austauschen
  • Diskussionen führen
  • Kommentare oder Genehmigungen senden
  • Projektdateien in Kontext setzen
  • Sich gegenseitig direkt Nachrichten schicken

Kreativteams können mehrere kleinere Projekte gleichzeitig durchführen und können Gantt-Diagramme und teamübergreifende Genehmigungen nutzen, um die Arbeit im Fluss zu halten und Termine einzuhalten. Große Teams sollten Kollaborationstools nutzen, um das Projekt auf dem neuesten Stand zu halten, Teammitglieder über größere und kleinere Änderungen zu informieren und Assets zu zentralisieren.

Support-Dokumentation

Die Software-Supportdokumentation hilft neuen und bestehenden Teammitgliedern, Probleme in der Software zu beheben und den Umgang mit den Tools schnell zu erlernen. Zu den Dokumentations- und Support-Tools, die die Lernkurve verkürzen, gehören:

  • Helpdesk-Artikel
  • Support-Videos
  • Regelmäßige Webinare zur Weiterbildung
  • Software-interne Tooltips
  • Chatbots
  • E-Mail- oder Telefon-Support

Einige Tools bieten E-Mail- und Telefon-Support nur für zahlende Abonnenten, während andere nur Online-Dokumentation oder Kundenforen für jeden Plan anbieten. Wenn du denkst, dass dein Team personalisierten Support benötigt, suche nach Tools mit guten Supportbewertungen.

E-Mail-Integration

E-Mail-Funktionen innerhalb eines Projektmanagement Tools werden:

  • Benachrichtigungen an einzelne Teammitglieder über den Status ihrer Projekte senden
  • Sende Benachrichtigungen über Fälligkeitstermine, Schlüsselwörter oder Statusänderungen an einzelne Personen oder das gesamte Team
  • Erstelle neue oder aktualisiere bestehende Aufgaben per E-Mail
  • Hinzufügen von Kommentaren, Dateien oder benutzerdefinierten Labels zu einer bestehenden Aufgabe

Diese Funktion erhöht die Produktivität erheblich, da der Benutzer Aufgaben und Updates von seinem Posteingang aus verwalten kann, ohne sich in das Tool einloggen zu müssen. Einzelne Mitglieder sollten auch in der Lage sein, die Häufigkeit und Art der E-Mail-Benachrichtigungen, die sie erhalten, einzuschränken.

Dokumentenmanagement

Eine gute Projektmanagement-App bietet Teams die Möglichkeit, Dateien direkt im Tool oder über eine integrierte Drittanbieterlösung zu speichern und zu verwalten. Funktionen zur Dokumentenverwaltung, die in einer Projektmanagement-Software unverzichtbar sind, sind:

  • Eine zentralisierte Dokumentenablage
  • Die Möglichkeit, Dokumente an Aufgaben anzuhängen
  • Die Möglichkeit, Notizen und Kommentare an hochgeladene Dokumente anzuhängen
  • Mehrfaches Hochladen von Dokumenten durch Drag & Drop Funktionalität
  • Organisation von Dokumenten innerhalb von Ordnern, Projekten oder benutzerdefinierten Einstellungen
  • Versionskontrolle
  • Sicherheitsfunktionen, die die Freigabe von Dokumenten auf ein kleines Team, ein ganzes Projekt oder externe Parteien beschränken können

Eine Online-Projektmanagement-App bietet auch Cloud-Speicherplatz oder integriert sich in einen Drittanbieterdienst, der diesen zur Verfügung stellt. Basecamp ist ein Projektmanagement-Tool, das um ein zentrales Projektdokument herum aufgebaut ist und auch einige Asset-Upload-Funktionen bietet.

Projektportfolio-Management

Große Teams, die viele gleichzeitige, komplexe Projekte verwalten, müssen möglicherweise jedes dieser Projekte separat verfolgen und gleichzeitig die Möglichkeit haben, über ihren Verlauf zu berichten und ihn zu analysieren. Projektportfolio-Management-Software bietet Unternehmen eine Schnittstelle, um mehrere Projekte innerhalb eines oder mehrerer Portfolios zu verwalten. Die Projektmanager und Stakeholder können sich dann einen Überblick über den Projektfortschritt verschaffen, Engpässe schnell identifizieren und Problembereiche in jedem Projekt aufschlüsseln. Diese Tools sind auch hilfreich bei der Ressourcenzuteilung im Team und bei der Kostenverfolgung über mehrere Projektzeitpläne hinweg, da sie zeigen können, wo Lücken durch andere Personen aufgefangen werden können.

Ein Schlüsselmerkmal der Projektportfolio-Management-Software ist ihre Skalierbarkeit. Diese Tools können eine unbegrenzte Anzahl von Projekten mit ihren eigenen, separaten Einstellungen und Workflows verwalten, verfügen aber über Reporting-Tools, die leistungsfähig genug sind, um einen Überblick auf höchster Ebene zu geben. Microsoft Project, Jira und Wrike bieten alle Funktionen für das Projektportfoliomanagement.

Mobile App

Die Arbeit von heute hat sich vom Büroschreibtisch ins Feld verlagert. Dermobile Zugriff über native Projektmanagement-Apps hilft allen Arten von Teams und ist besonders nützlich für verteilte oder entfernte Teams. Sie bieten eine vertraute Benutzeroberfläche und Funktionalität, so dass Benutzer von unterwegs aus die Arbeit nachholen, den Fortschritt verfolgen und ihren Teamkollegen problemlos Nachrichten senden können. Projektmanagement-Anbieter bieten mobile App-Lösungen auf verschiedenen Plattformen und Technologien wie iOS, Android und HTML5 an.

Integrationen von Drittanbietern oder API

Die besten Projektmanagement Tools haben einen soliden Kern an Projektmanagement-Funktionen, die es den Nutzern ermöglichen, ein ganzes Projekt effektiv zu verwalten. Außerdem verfügt es über mehrere Integrationen direkt oder über APIs für Funktionen und Datenquellen außerhalb des Projektmanagement Tools. Eine flexible Lösung lässt sich leicht in viele beliebte Apps und Dienste integrieren, die heute von Unternehmen genutzt werden, wie G Suite, Microsoft 365, Salesforce oder Dropbox. Zoho Projects, Wrike, Asana und viele andere Projektmanagement-Anbieter bieten eine Vielzahl von Integrationen an, um sich mit vielen anderen Business-Softwaretypen zu verbinden.

White Label, Branding und benutzerdefinierte Einstellungen

Bei der Verwendung für externe Kunden unterstützt die Projektmanagement-Software die Teams mit zusätzlichen Funktionen wie White Labeling, Custom Branding oder benutzerdefinierten Einstellungen. Diese Funktionen sind oft für Vertriebs- und Marketingagenturen und globale oder multinationale Unternehmen interessant, die ihr Tool an die sprachlichen und kulturellen Anforderungen anpassen wollen.

Berichtswesen

Projektmanagement-Software verfügt über Berichtsfunktionen – allerdings in unterschiedlichem Umfang. Überlege dir, wie umfangreich deine Berichtsanforderungen sind und ob die Software, die du in Betracht ziehst, diese Anforderungen erfüllt. Eine weitere Funktion, die du in Betracht ziehen solltest, ist die Möglichkeit, Projektdaten in ein Business-Intelligence-Tool eines Drittanbieters zu exportieren, wenn dein Unternehmen eines hat oder plant, eines zu haben. Hilfreiche Berichtsfunktionen könnten den Fortschritt nach Fälligkeitsdatum oder Aufgabentyp verfolgen, die Stakeholder über die Ressourcenzuweisung informieren, eine Liste der unerledigten Aufgaben erstellen, Tags zum Filtern von Daten verwenden und die pünktliche Lieferung schätzen.

Terminplanung

Eine Projektmanagement-Software mit Scheduling-Funktionalität fördert die Organisation in großen, mehreren und entfernten Teams. Sie erlaubt es dem Benutzer, Zeitpläne für Aufgaben zu setzen, eine Projektzeitleiste mit Meilensteinen zu erstellen und Abhängigkeiten und Ressourcen zu bestimmen. Für einige ist dies eine essentielle Projektmanagement-Funktion. Für Organisationen mit einfachen Projekten, Projekten von kurzer Dauer, wiederkehrenden Aufgaben oder kleinen Teams ist dies jedoch vielleicht nicht so wichtig.

Zeitmanagement

Zeitmanagement-Funktionen in einer Projektmanagement-App ermöglichen es den Teammitgliedern, zu verfolgen, wie viel Zeit sie für unabhängige Aufgaben aufwenden, lassen Projektmanager ideale Zeitziele für das Projekt festlegen und lassen sich mit einer App für die Zeiterfassung oder Lohnabrechnung integrieren. Teams mit langfristigen Projekten oder solchen, die regelmäßig Auftragnehmer beschäftigen, können diese Tools besonders nützlich finden. In Softwareoptionen, die für große Teams oder Branchen mit Auftragnehmern entwickelt wurden, können diese Funktionen auch als Ressourcenmanagement bezeichnet werden und Funktionen zur Kostenverfolgung enthalten. Microsoft Project bietet Ressourcenmanagement-Tools in seinen Preisstufen Project Plan 3 und Project Plan 5 an.

Kaufüberlegungen für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen, die sich auf Tabellenkalkulationen oder Whiteboards verlassen, verpassen eine Möglichkeit, ihre Projekte effizienter zu verwalten. Sie können die Vorteile einer modernen Lösung genießen und trotzdem im Rahmen ihres Budgets bleiben, wenn sie sorgfältig planen und die wichtigen Punkte beim Kauf einer erschwinglichen Projektmanagementlösung bedacht auswählen.

Benutzer zählt

Obwohl es für jeden im Team hilfreich sein kann, Zugang zu einem Projektmanagement-Tool zu haben, basieren viele Optionen den Preis auf den Benutzerplätzen. Unternehmen können die wichtigen Mitarbeiter identifizieren, die einen kostenpflichtigen Zugang benötigen und diejenigen, die kostenlos über andere Kanäle wie E-Mail oder Integration zusammenarbeiten können. Kleinere Organisationen können den Rest des Teams einfach durch Berichte, die ohne Kosten generiert werden, auf den neuesten Stand bringen.

Kostenlose oder preisgünstige Optionen

Während jedes Unternehmen Geld für seine Software sparen möchte, sind kostenlose und günstige Optionen besonders attraktiv für kleine Unternehmen, die mit einem schmalen Budget auskommen müssen. Erschwingliche Pläne haben Einschränkungen bei der Anzahl der Zugänge oder Funktionen, daher ist es wichtig, für Wachstum oder Expansion zu planen.

Open Source Projektmanagement kann eine kostenlose oder kostengünstige Option sein, aber diese Tools bieten oft nicht den technischen Support oder häufige Updates, die kostenlose oder günstige SaaS-Tools abdecken.

Visualisierungen

Aufgaben- und Projektvisualisierungen helfen Teams, den Fortschritt mehrerer gleichzeitig laufender Projekte zu sehen. Diese Tools können dabei helfen, den Fortschritt der Initiative zu managen, aber sie können auch für die Projektplanung nützlich sein, indem sie eine visuelle Mindmap der Projektzeitleiste liefern. Ob mit einem Kanban-Board, Gantt-Diagramm, Burndown-Diagramm oder einer anderen benutzerdefinierten Visualisierung, diese Tools geben einen Überblick über den Fortschritt des Projekts. Kleine Unternehmen sollten herausfinden, welche Daten oder Metriken für sie wichtig sind und überprüfen, ob die von ihnen gewählte Projektmanagementlösung diese standardmäßig anzeigen kann oder eine Anpassung zulässt.

Kaufüberlegungen für mittelständische Unternehmen

Wachsende Unternehmen stehen vor anderen Herausforderungen, wie zum Beispiel der Aufgabe, die Anforderungen ihres Unternehmens zu skalieren. Projektmanagement-Software kann diesen Unternehmen dabei helfen, eine Mind Map ihrer anstehenden Projekte zu erstellen, ihre Projektprozesse zu definieren, bestehende Ineffizienzen zu verfeinern und die Projektergebnisse insgesamt zu verbessern.

Integrationen

Mittelständische Unternehmen haben die Tendenz, im Laufe der Zeit eine größere Anzahl von Lösungen anzupassen. Daher spielt die Fähigkeit einer Projektmanagement-Software, sich in diese bestehenden Lösungen zu integrieren, eine größere Rolle. Die Kandidatenlösung sollte über native App-Anbindungen verfügen, API-Aufrufe ermöglichen oder Webhook-Funktionen beinhalten, um Daten automatisch zu übertragen und Prozesse zu beschleunigen.

Zeiterfassung

Zeiterfassungssoftware hilft Teams dabei, Auftragsarbeiten, Mitarbeiterstunden und abrechenbare Zeit für Projekte zu erfassen. Die Projektmanagement-Software sollte Funktionen enthalten, die Arbeitsstunden direkt mit einzelnen Aufgaben verknüpfen. Die Lösung sollte auch in der Lage sein, Stunden projektübergreifend zu berechnen oder Stunden für einzelne Mitarbeiter zu filtern. Du solltest auch nach Verbindungen zu Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungssystemen über Export oder direkte Integration suchen.

Zeiterfassungsberichte sind nützlich für die Erstellung eines Projektplans, da sie dem Team eine Vorstellung davon geben, wie lange frühere Aufgaben gedauert haben. Dies kann dem Projektmanager und den einzelnen Mitarbeitern mehr Kontext geben, wenn sie Aufgaben zuweisen wollen.

Berichte und Analysen

Größere Teams haben einen größeren Bedarf, wichtige Projektdaten, die aus verschiedenen Quellen stammen, zu verfolgen und zu analysieren. Sie brauchen eine Projektmanagement-Software mit einer Berichts- und Analyse-Engine, die die folgenden Metriken anzeigt, um bei der erfolgreichen Durchführung von Projekten zu helfen:

  • Gesamte Aufgaben, die dem Projekt und den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen sind
  • Gesamtzeit, die für die Fertigstellung von Aufgaben und des gesamten Projekts benötigt wird
  • Aufgaben nach Fertigstellungsgrad
  • Punkte, Stunden oder andere Metriken, um das Gewicht von Aufgaben und Projekten anzuzeigen

Berichte und Analysen können auch nützlich sein, um dem Team zu helfen, erfolgreiche Projekte zu benchmarken und zu verstehen, wo sie ihre Prozesse in Zukunft optimieren können. Viele Teams nutzen die Analytik der Projektmanagement-Software in ihren Retrospektiven und für die Projektplanung.

Kaufüberlegungen für Großunternehmen

Große Unternehmen haben die finanziellen und infrastrukturellen Ressourcen, um Enterprise-Scale-Lösungen zu implementieren. Sie müssen die richtige Projektmanagement-Software finden, die sowohl ihre Ressourcen maximiert als auch ihnen die Erkenntnisse aus einer riesigen Datenmenge liefert, während die Daten sicher bleiben.

Integrationen

Unternehmen leben von Automatisierung und vernetzten Apps. Egal, ob dein Projektmanagement-Tool in ein ERP- oder Business Process Management (BPM)-System integriert ist oder als eigenständige Lösung existiert, Integrationen sind unerlässlich. API-Verbindungen und native Plugins stellen sicher, dass wichtige Informationen schnell in das Projektmanagement-Tool fließen und Berichtsmetriken an die richtigen Systeme zurückfließen.

Berichtswesen und Analytik

Berichts- und Analysefunktionen in Projektmanagement-Systemen für Unternehmen spielen eine entscheidende Rolle, damit die Software weitreichend genutzt werden kann. Diese Funktionen zeigen Engpässe im Prozess oder andere Indikatoren für benötigte Effizienzen auf. Sie helfen dem Team, einen zukünftigen Projektplan zu erstellen, der auf realen Daten aus früheren Projekten basiert, und liefern einen Anhaltspunkt für ansonsten subjektive Maßnahmen. Unternehmen müssen prüfen, ob ihr Business Intelligence-Tool nahtlos integriert werden kann, direkt importiert werden kann oder mit dem Exportformat ihrer Projektmanagement-Lösung kompatibel ist.

Benutzerkontrollen

Die Sicherheit der Daten sollte für Unternehmen jeder Größe von Bedeutung sein, aber Enterprise-Unternehmen brauchen Benutzerkontrollen, um den Datenzugriff effektiv zu verwalten. Ein Unternehmen, das auf der Suche nach seiner nächsten Projektmanagementlösung ist, sollte sorgfältig prüfen, wie die Tools administrative Befugnisse für den Zugriff auf Projekte, die Anzahl der verfügbaren Benutzerplätze und den granularen Zugriff auf Funktionen und Aufgaben bieten.

Die Implementierung der richtigen Projektmanagement-Software für dein Unternehmen

Unternehmen sollten sorgfältig planen, wie sie eine neue Projektmanagement Software einführen. Der verantwortliche Projektmanager sollte sich die Unterstützung der wichtigsten Stakeholder holen – von der Geschäftsführung bis hin zu den Endanwendern des Projektteams. Der Projektmanager sollte einen Zeitplan aufstellen, der die Zeit vorsieht, um den Umgang mit der Software zu erlernen, bevor ein größeres Projekt in Angriff genommen wird. Auf diese Weise wird jedes einzelne Projekt richtig aufgesetzt sein. Halte Unterstützungsdokumente und einige Schulungsmaterialien bereit, um sicherzustellen, dass die einzelnen Mitarbeiter nicht zu viel Zeit damit verbringen müssen, diese Projektmanagement Tools kennenzulernen und sich schnell wieder ihren normalen Aufgaben widmen können.