Die RACI-Matrix: Das Modell zur Schaffung von Verantwortung und Klarheit im Prozess

Eine RACI-Matrix ist das einfachste und effektivste Mittel, um Projektrollen und Verantwortlichkeiten zu definieren und zu dokumentieren. Genau zu wissen, wer verantwortlich ist, wer rechenschaftspflichtig ist, wer konsultiert werden muss und wer bei jedem Schritt auf dem Laufenden gehalten werden muss, wird deine Chancen auf Projekterfolg deutlich verbessern.

Ich habe festgestellt, dass es immer einen kritischen Erfolgsfaktor gibt, der entweder effektiv angegangen oder übersehen/übersehen wurde: Klarheit über die Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Projektteilnehmer und wichtigen Stakeholder. Egal wie detailliert und vollständig ein Projektplan für ein Projekt sein mag, Verwirrung oder das Auslassen von Teilnehmerrollen und Verantwortlichkeiten wird zu großen Problemen führen.

Werfe einen Blick auf die RACI-Matrix. Der einfachste und effektivste Ansatz, den ich gesehen und verwendet habe, um Projektrollen und Verantwortlichkeiten zu definieren und zu dokumentieren, ist das RACI-Modell. Die Integration des RACI-Modells in den Projektlebenszyklus einer Organisation schafft eine starke Synergie, die die Projektergebnisse erhöht und verbessert.

Was ist eine RACI-Matrix?

Die RACI-Matrix ist ein Diagramm zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten, das jede Aufgabe, jeden Meilenstein oder jede wichtige Entscheidung, die mit dem Abschluss eines Projekts verbunden ist, aufzeigt und festlegt, welche Rollen für die einzelnen Handlungspunkte verantwortlich (Responsible) sind, welche Mitarbeiter rechenschaftspflichtig (Accountable) sind und wer gegebenenfalls konsultiert (Consulted) oder informiert (Informed) werden muss. Das Akronym RACI steht für die vier Rollen, die Stakeholder in einem Projekt einnehmen können.

In fast allen dieser Rettungsbemühungen habe ich festgestellt, dass es weder ein gemeinsames Verständnis über die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten gibt, noch gibt es eine explizite Dokumentation, die dies unterstützt. Das Herstellen eines solchen Konsenses durch die Anwendung des RACI-Modells bringt ein festgefahrenes Projekt fast immer wieder in Gang und ermöglicht es den Hauptbeteiligten, sich mit den anderen Problemen, die gelöst werden müssen, zu befassen.

RACI-Matrix Rollen und Verantwortlichkeiten

Das RACI-Modell bringt Struktur und Klarheit in die Beschreibung der Rollen, die die Stakeholder in einem Projekt spielen. Die RACI-Matrix klärt die Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass alles, was im Projekt getan werden muss, jemandem zugewiesen wird, der es tut.

Die vier Rollen, die Stakeholder in einem Projekt spielen können, sind die folgenden:

• Responsible: Personen oder Stakeholder, die die Arbeit machen. Sie müssen die Aufgabe oder das Ziel erfüllen oder die Entscheidung treffen. Mehrere Personen können gemeinsam verantwortlich sein.
• Accountable: Person oder Stakeholder, die der “Eigentümer” der Arbeit ist. Er oder sie muss abzeichnen oder genehmigen, wenn die Aufgabe, das Ziel oder die Entscheidung abgeschlossen ist. Diese Person muss dafür sorgen, dass die Verantwortlichkeiten in der Matrix für alle damit verbundenen Aktivitäten zugewiesen werden. Der Erfolg erfordert, dass es nur eine Person gibt, die verantwortlich ist.
• Consulted: Personen oder Stakeholder, die Input geben müssen, bevor die Arbeit erledigt und abgezeichnet werden kann. Diese Leute sind aktive Teilnehmer.
• Informed: Menschen oder Stakeholder, die “auf dem Laufenden” gehalten werden müssen Sie brauchen Updates über den Fortschritt oder Entscheidungen, aber sie müssen nicht formell konsultiert werden, noch tragen sie direkt zu der Aufgabe oder Entscheidung bei.

Wie man eine RACI-Matrix erstellt

Der einfache Prozess zur Erstellung eines RACI-Modells beinhaltet die folgenden sechs Schritte:

1. Identifiziere alle Aufgaben, die an der Durchführung des Projekts beteiligt sind, und liste sie auf der linken Seite des Diagramms in der Reihenfolge ihrer Erledigung auf.
2. Identifiziere alle Projektstakeholder und liste sie am oberen Rand des Diagramms auf.
3. Fülle die Zellen des Modells aus und gib an, wer die Verantwortung und Rechenschaftspflicht hat und wer für jede Aufgabe konsultiert und informiert werden soll.
4. Stelle sicher, dass jede Aufgabe mindestens einen Stakeholder hat, der dafür verantwortlich ist.
5. Keine Aufgabe sollte mehr als einen verantwortlichen Stakeholder haben. Löse alle Konflikte, wenn es mehr als einen für eine bestimmte Aufgabe gibt.
6. Bespreche das RACI-Modell mit deinen Stakeholdern zu Beginn des Projekts. Dazu gehört auch das Lösen von Konflikten oder Unklarheiten.

Hier ist ein Beispiel aus dem Bereich der Instandhaltung und Zuverlässigkeit:

RACI-Matrix Best Practices

Einfach nur eine RACI-Matrix zu erstellen, ist nicht genug. Du musst sicherstellen, dass die Matrix eine erfolgreiche Strategie abbildet. Hier müssen Konflikte und Mehrdeutigkeiten im Plan ausgemerzt werden.

Das Auflösen von Konflikten und Unklarheiten in einer RACI-Matrix beinhaltet, dass du in jeder Zeile und jeder Spalte nach oben und unten schaust:

Analyse für jeden Stakeholder

• Gibt es zu viele R’s: Hat ein Stakeholder zu viel vom Projekt zugewiesen bekommen?
• Keine leeren Zellen: Muss der Stakeholder an so vielen der Aktivitäten beteiligt sein? Kann Responsible in Consulted geändert werden, oder Consulted in Informed? D.h., gibt es zu viele “Köche in der Küche”, um die Dinge am Laufen zu halten?
• Akzeptanz: Ist jeder Stakeholder mit der Rolle, die er in dieser Version des Modells spielen soll, völlig einverstanden? Wenn eine solche Zustimmung erreicht wird, sollte dies in der Projektcharta und -dokumentation festgehalten werden.

Analyse für jeden Schritt des Projektlebenszyklus oder jedes Ergebnis

• Keine R’s: Wer macht die Arbeit in diesem Schritt und bringt die Dinge zum Laufen? Wessen Rolle ist es, die Initiative zu ergreifen?
• Zu viele R’s: Ist dies ein weiteres Zeichen für zu viele “Köche in der Küche”, um die Dinge am Laufen zu halten?
• Keine A’s: Wer ist rechenschaftspflichtig? Es muss ein “A” für jeden Schritt des Projektlebenszyklus geben. Ein Stakeholder muss für das, was passiert, verantwortlich sein.
• Mehr als ein A: Gibt es Unklarheiten über die Entscheidungsrechte? Stakeholder mit Accountability haben das letzte Wort darüber, wie die Arbeit gemacht werden soll und wie Konflikte gelöst werden. Mehrere A’s laden zu langsamen und strittigen Entscheidungen ein.
• Jedes Kästchen ist ausgefüllt: Müssen wirklich alle Stakeholder einbezogen werden? Gibt es vertretbare Vorteile, wenn man alle Stakeholder einbezieht, oder geht es nur darum, alle Grundlagen abzudecken?
• Viele C’s: Müssen alle Stakeholder routinemäßig konsultiert werden, oder können sie informiert werden. Können sie sich auf außergewöhnliche Umstände berufen, wenn sie meinen, dass sie konsultiert werden müssen? Zu viele C’s in der Schleife verlangsamen das Projekt.
• Sind alle wahren Stakeholder in diesem Modell enthalten: Manchmal ist es eine größere Herausforderung, dies zu gewährleisten, da es sich um einen Fehler durch Auslassung handelt. Dies wird oft am besten durch einen Lenkungsausschuss oder ein Managementteam angegangen.

RACI-Matrix im Projektmanagement

Es sind die oben genannten Analysen, die durch den Einsatz einer RACI-Matrix leicht möglich sind, die den eigentlichen Nutzen des Modells ausmachen. Es ist die Integration des Modells mit einem spezifischen Projektlebenszyklus, der sicherstellt, dass das Projekt für den Erfolg strukturiert ist. Ohne eine der beiden Komponenten können Probleme mit der Struktur des Projektmanagementprozesses verborgen bleiben, bis sie das Projekt ins Stocken bringen. Wenn du dir die Zeit und die Mühe machst, eine maßgeschneiderte RACI für jedes bedeutende Projekt zu erstellen, ist das eine Gelegenheit, deinen Projektmanagementprozess für den Projekterfolg zu gestalten.