Pomodoro-Technik

Dinge zu erledigen ist schwer, besonders wenn du selbstständig bist oder Dinge für dich selbst tun musst, die du normalerweise aufschiebst, wie Rechnungen zu bezahlen. Es scheint immer etwas anderes zu tun zu geben: eine Schublade, die aufgeräumt werden könnte, ein Telefonat mit deiner Mutter oder das Überprüfen von Flugpreisen für eine Reise, die du nicht antreten willst.

Hier kommt die Pomodoro-Technik ins Spiel. Diese beliebte Zeitmanagement-Methode kann dir helfen, Ablenkungen zu überwinden, dich zu fokussieren und Dinge in kurzen Stößen zu erledigen, während du regelmäßig Pausen machst, um Luft zu holen und dich zu entspannen. Das Beste von allem ist, dass es einfach ist. Wenn du einen anstrengenden Job hast, bei dem von dir Leistung erwartet wird, ist das eine großartige Methode, um deine Aufgaben zu erledigen. Lass uns die Methode aufschlüsseln und sehen, wie du sie auf deine Arbeit anwenden kannst.

Diese beliebte Zeitmanagement-Methode fordert dich auf, Pomodoros – fokussierte Arbeitssitzungen – mit häufigen kurzen Pausen abzuwechseln, um die Konzentration aufrechtzuerhalten und geistige Ermüdung zu vermeiden.

Probiere die Pomodoro-Technik aus, wenn du…

• Findest, dass kleine Ablenkungen oft den ganzen Arbeitstag entgleisen lassen
• Ständig über den Punkt der optimalen Produktivität hinaus arbeitest
• Viele Aufgaben mit offenem Ende hast, die unendlich viel Zeit in Anspruch nehmen könnten
• übermäßig optimistisch bist, wenn es darum geht, wie viel du an einem Tag erledigen kannst
• Spaß an spielerischen Zielsetzungen haben

Was ist die Pomodoro Technik?

Die Pomodoro Technik wurde in den späten 1980er Jahren vom damaligen Universitätsstudenten Francesco Cirillo entwickelt. Cirillo kämpfte damit, sich auf sein Studium zu konzentrieren und Aufgaben zu erledigen. Er fühlte sich überfordert und forderte sich selbst auf, sich nur 10 Minuten Zeit für sein Studium zu nehmen. Durch die Herausforderung ermutigt, fand er einen Timer in Form einer Tomate und die Pomodoro Technik war geboren.

Obwohl Cirillo später ein 130-seitiges Buch über die Methode schrieb, liegt ihre größte Stärke in ihrer Einfachheit:

1. Besorge dir eine To-Do-Liste und einen Timer.
2. Stelle deinen Timer auf 25 Minuten ein und konzentriere dich auf eine einzige Aufgabe, bis der Timer klingelt.
3. Wenn deine Sitzung endet, markiere einen Pomodoro und notiere, was du erledigt hast.
4. Genieße dann eine fünfminütige Pause.
5. Nach vier Pomodoro solltest du eine längere, erholsamere Pause von 15-30 Minuten einlegen.

Die 25-minütigen Arbeitssprints sind der Kern der Methode, aber eine Pomodoro-Praxis beinhaltet auch drei Regeln, um das Beste aus jedem Intervall herauszuholen:

1. Breche komplexe Projekte auf. Wenn eine Aufgabe mehr als vier Pomodoros erfordert, muss sie in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilt werden. Wenn du dich an diese Regel hältst, kannst du sicherstellen, dass du bei deinen Projekten deutliche Fortschritte machst.
2. Kleine Aufgaben gehören zusammen. Alle Aufgaben, die weniger als einen Pomodoro benötigen, sollten mit anderen einfachen Aufgaben kombiniert werden. Zum Beispiel könnten “Mietscheck schreiben”, “Tierarzttermin vereinbaren” und “Pomodoro-Artikel lesen” zusammen in eine Sitzung gehen.
3. Sobald ein Pomodoro gesetzt ist, muss es klingeln. Der Pomodoro ist eine unteilbare Zeiteinheit und kann nicht unterbrochen werden, insbesondere nicht, um eingehende E-Mails, Teamchats oder Textnachrichten zu checken. Alle Ideen, Aufgaben oder Anfragen, die auftauchen, sollten notiert werden, um später darauf zurückzukommen. Ein digitaler Aufgabenmanager ist ein großartiger Ort dafür, aber Stift und Papier tun es auch.

Im Falle einer unvermeidlichen Unterbrechung, nimm deine fünfminütige Pause und beginne von vorne. Cirillo empfiehlt, dass du Unterbrechungen (intern oder extern) verfolgst, sobald sie auftreten und darüber nachdenkst, wie du sie in deiner nächsten Sitzung vermeiden kannst.

Die Regel gilt auch dann, wenn du deine Aufgabe vor Ablauf des Timers beendest. Nutze die verbleibende Zeit zum Überlernen oder zur Verbesserung deiner Fähigkeiten oder deines Wissensumfangs. Zum Beispiel könntest du die zusätzliche Zeit damit verbringen, Fachzeitschriften zu lesen oder Networking-Möglichkeiten zu recherchieren.

Was macht Pomodoro so effektiv?

Die willkürliche Albernheit, eine Tomate als Ersatz für Zeiteinheiten zu verwenden, täuscht über die ernsthafte Effektivität der Pomodoro Technik hinweg, wenn es darum geht, Menschen zu helfen, Dinge zu erledigen. Hier ist, was die Methode so einzigartig macht, um die Produktivität zu steigern:

Es einfach zu machen, einfach anzufangen

Die Forschung hat gezeigt, dass Prokrastination wenig mit Faulheit oder mangelnder Selbstkontrolle zu tun hat. Vielmehr schieben wir Dinge auf, um negative Gefühle zu vermeiden. Es ist unangenehm, eine große Aufgabe oder ein Projekt anzustarren – eines, bei dem du vielleicht nicht sicher bist, wie du es überhaupt machen sollst, oder eines, das eine Menge Unsicherheit mit sich bringt. Also wenden wir uns stattdessen Twitter oder Netflix zu, um unsere Stimmung zu verbessern, wenn auch nur vorübergehend.

Glücklicherweise haben Studien gezeigt, dass es einen effektiven Weg gibt, um aus dem Vermeidungszyklus auszubrechen: reduziere das, was du aufschiebst, auf einen kleinen, nicht einschüchternden ersten Schritt. Zum Beispiel, anstatt dich hinzusetzen, um einen Roman zu schreiben, setze dich hin und schreibe 5 Minuten lang. Immer noch zu schwer? Versuche dich einfach hinzusetzen, um einen Absatz zu bearbeiten. Etwas Kleines für einen kurzen Zeitraum zu tun, ist viel einfacher, als zu versuchen, ein großes Projekt auf einmal in Angriff zu nehmen.

Diese Prokrastinations-Busting-Strategie ist genau das, was die Pomodoro-Technik von dir verlangt: Zerlege deine großen Aufgaben, Projekte oder Ziele in etwas, das du nur für die nächsten 25 Minuten zu tun hast. Es hält dich hyperfokussiert auf die eine nächste Sache, die du tun musst, anstatt von der Ungeheuerlichkeit dessen, was du dir vornimmst, überwältigt zu werden. Mach dir keine Sorgen über das Ergebnis – nimm einfach einen Pomodoro nach dem anderen.

Ablenkungen bekämpfen

Wenn du jemals in einem Flow-Zustand unterbrochen wurdest, weißt du, wie schwierig es sein kann, den Fokus wiederzuerlangen. Doch der ständige Strom an Informationen, der über E-Mails, Teamchats und Social-Media-Benachrichtigungen hereinströmt, verlangt immer mehr von unserer Aufmerksamkeit.

Obwohl es schön wäre, die Schuld für alles auf die Technologie zu schieben, deuten aktuelle Studien darauf hin, dass mehr als die Hälfte aller Ablenkungen während des Arbeitstages selbstverschuldet sind – was bedeutet, dass wir uns selbst aus dem Fokus bringen. Im Moment kann es einfach sein, diese inneren Ablenkungen zu rechtfertigen – “Diese E-Mail ist zu wichtig, um zu warten”, oder “Es hat weniger als eine Minute gedauert, um mein Twitter zu checken; das ist keine wirkliche Ablenkung.”.

Aber diese kleinen Unterbrechungen summieren sich! Es ist nicht nur die Zeit, die du durch Ablenkungen verlierst, es braucht auch Zeit und Energie, um deine Aufmerksamkeit neu zu fokussieren. Nachdem wir den Gang gewechselt haben, kann unser Verstand bis zu 20 Minuten bei der vorherigen Aufgabe verweilen, bis wir uns wieder voll konzentrieren können. Wenn du dem Impuls nachgibst, “nur mal kurz” auf Facebook zu schauen, kann das zu 20 Minuten dauern, in denen du versuchst, wieder zur Aufgabe zurückzukehren.

Die Pomodoro-Technik hilft dir, all diesen Selbstunterbrechungen zu widerstehen und dein Gehirn wieder auf Konzentration zu trainieren. Jeder Pomodoro ist einer Aufgabe gewidmet und jede Pause ist eine Chance, deine Aufmerksamkeit wieder auf das zu lenken, woran du eigentlich arbeiten solltest.

Bewusster werden, wohin deine Zeit geht

Wenn wir unsere zukünftigen Projekte planen, fallen die meisten von uns dem Planungsfehlschluss zum Opfer – unserer Tendenz, die Zeit, die wir für die Erledigung zukünftiger Aufgaben benötigen, stark zu unterschätzen, selbst wenn wir wissen, dass ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit länger gedauert haben. Dein jetziges Ich stellt sich vor, dass dein zukünftiges Ich unter ganz anderen Umständen und Zeitvorgaben arbeitet.

Die Pomodoro-Technik kann eine wertvolle Waffe gegen den Planungsfehlschluss sein. Wenn du anfängst, in kurzen, zeitlich begrenzten Sitzungen zu arbeiten, ist Zeit nicht länger ein abstraktes Konzept, sondern ein konkretes Ereignis. Sie wird zu einem Pomodoro – einer Einheit aus Zeit und Aufwand. Im Unterschied zu der Idee von 25 Minuten allgemeiner “Arbeit” ist der Pomodoro ein Ereignis, das den Fokus auf eine einzelne Aufgabe (oder mehrere einfache Aufgaben) misst.

Das Konzept der Zeit ändert sich von einer negativen – etwas, das verloren gegangen ist – zu einer positiven Darstellung von vollbrachten Ereignissen. Cirillo nennt dies “die Zeit umkehren”, weil es die Wahrnehmung der vergehenden Zeit von einer abstrakten Quelle der Angst zu einem exakten Maß für die Produktivität verändert. Dies führt zu viel realistischeren Zeiteinschätzungen.

Der Schriftsteller Ben Dolnick beschreibt, wie sich seine Zeitwahrnehmung durch die Anwendung der Methode verändert hat:

“Fünf Minuten im Internet, gemessen durch meinen Timer, würden in einer Zeit vergehen, die mir wie 35 Sekunden vorkommt. Eine gezeitete Stunde Recherche schien zwischen drei und vier Stunden zu dauern. Mein Timer war ein knackiger metallener Maßstab, der im Nebel meiner zeitlichen Intuitionen lag.”

Wenn du die Pomodoro-Technik anwendest, hast du ein klares Maß für deine endliche Zeit und deine Bemühungen, was dir erlaubt, deine Tage genauer und effizienter zu reflektieren und zu planen. Mit etwas Übung wirst du in der Lage sein, genau einzuschätzen, wie viele Pomodoros eine Aufgabe benötigen wird und konsistentere Arbeitsgewohnheiten aufzubauen.

Gamifizieren deiner Produktivität

Jeder Pomodoro bietet eine Gelegenheit, den letzten zu verbessern. Cirillo argumentiert, dass “Konzentration und Bewusstsein zu Geschwindigkeit führen, ein Pomodoro nach dem anderen.”

Die Pomodoro-Technik ist zugänglich, weil es mehr um Beständigkeit als um Perfektion geht. Jede Sitzung ist ein Neubeginn, um deine Ziele neu zu bewerten, dich herauszufordern, dich zu fokussieren und Ablenkungen zu begrenzen. Du kannst das System für dich arbeiten lassen.

Motiviere dich selbst, auf deinem Erfolg aufzubauen, indem du dir ein Ziel setzt, jeden Tag einen zusätzlichen Pomodoro zu machen. Fordere dich selbst heraus, eine große Aufgabe in einer bestimmten Anzahl von Pomodoro zu erledigen. Versuche, dir eine Zielanzahl von Pomodoros für jeden Tag zu setzen, ohne die Kette zu unterbrechen. In Pomodoros statt in Stunden zu denken, macht einfach mehr Spaß.

Schnelle Tipps für das “Pomodorieren”

Während die 25/5 Minuten Arbeits-/Pausenintervalle das Herzstück der Pomodoro Technik sind, gibt es ein paar Dinge, die du tun kannst, um deine Pomodoros effektiver zu machen:

Plane deine Pomodoros im Voraus

Nimm dir 15 Minuten zu Beginn deines Arbeitstages (oder am Ende, wenn du den nächsten Tag planst), um deine Pomodoros zu planen. Nimm deine To-Do-Liste für den Tag und notiere, wie viele Pomodoros jede Aufgabe benötigt. (Denke daran, dass Aufgaben, die mehr als 5 Pomodoros benötigen, in kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben aufgeteilt werden sollten. Kleinere Aufgaben, wie das Beantworten von E-Mails, können in einem einzigen Pomodoro erledigt werden)

Wenn du einen 8-Stunden-Arbeitstag hast, stelle sicher, dass deine Pomodoros für den Tag nicht über sechzehn gehen. Falls doch, verschiebe die am wenigsten dringenden/wenigsten wichtigen Aufgaben auf später in der Woche.

Baue Überlauf-Pomodoros in deinen Tag ein

Während ein 8-Stunden-Arbeitstag technisch gesehen Platz für sechzehn Pomodoros lässt, ist es am besten, einen Puffer von 2-4 “Überlauf”-Pomodoros einzubauen, nur für den Fall. Verwende deine Überlauf-Pomodoros für Aufgaben, die länger dauern als geplant oder für unerwartete Aufgaben, die im Laufe des Tages anfallen.

Wenn du sie am Ende nicht brauchst, verwende die zusätzlichen Pomodoros für Lernaufgaben oder Aufgaben mit niedrigerer Priorität, die immer an das Ende deiner To-Do-Liste geschoben werden. Es ist viel weniger stressig, den Tag mit Pomodoros zu beenden, als sich zu überplanen und in Rückstand zu geraten.

Wie viele Pomodoros sind in einem Tag?

Mit der Zeit wirst du ein besseres Gefühl dafür bekommen, wie viele qualitativ hochwertige Pomodoros du an einem Tag tatsächlich schaffen kannst. Es ist in Ordnung, wenn es keine vollen sechzehn sind. Die meisten Menschen sind nicht die vollen 8 Stunden eines Arbeitstages produktiv, und diejenigen, die das glauben, haben wahrscheinlich nicht genau genug aufgepasst. Wenn es um Pomodoros geht, fordere dich selbst heraus, aber halte den Fokus auf Qualität statt Quantität.

Experimentiere mit der Länge deines Pomodoros

Für einige Arten von Arbeit, die längere Zeit in einem kreativen “Flow”-Zustand erfordern – denken, programmieren, schreiben, komponieren, etc – können 25 Minuten zu kurz sein. Versuche längere Arbeitssitzungen mit längeren Pausen. Eine DeskTime Studie fand heraus, dass ein 52-minütiger Fokus und 17 Minuten Pause die perfekte Balance sind. Andere bevorzugen 90 volle Minuten mit einer 20-30-minütigen Pause, basierend auf dem Ultradianischen Rhythmus.

Für Aufgaben, die du aus dem einen oder anderen Grund aufgeschoben hast, könnten 25 Minuten zu lang sein. Wenn du eine Menge mentalen Widerstand spürst oder dich einfach nicht dazu bringen kannst, 25 Minuten lang konzentriert zu bleiben, versuche es mit einem 15-, 10- oder sogar 5-minütigen Pomodoro.

Bei den meisten Menschen liegt die Spitzenkonzentration im Bereich von 25-50 Minuten mit einer Pause von 5-15 Minuten. Versuche deine Intervalle zu mischen, basierend auf deiner verfügbaren Energie, der Art der Arbeit und wie sehr dich eine Aufgabe dazu bringt, deinen Kopf stattdessen in süßen Welpenvideos auf YouTube zu vergraben.

Geh in den Pausen von den Bildschirmen weg

Nicht alle Pausen sind gleich. Wenn deine Pomodoro-Arbeitssitzungen an deinem Computer stattfinden, schalte nicht einfach auf Twitter oder Instagram um, wenn der Timer abläuft. Gönne deinen Augen und deinem Gehirn eine Pause von Bildschirmen – das bedeutet auch dein Telefon! Stehe auf, bewege dich, dehne dich, gehe nach draußen, mache eine Mini-Meditation, nimm einen Snack zu dir, beobachte Vögel aus dem Fenster. Wenn du von zu Hause aus arbeitest, falte ein paar Kleidungsstücke oder räume den Küchentisch ab.

Was auch immer du tust, deine Pause wird viel geistig erfrischender sein, wenn du von der glühenden Hypnose deines Computers oder Telefons wegkommst.

Verwende eine App, um deine Pomodoros zu erzwingen

Wir Menschen sind fehlbar. Egal wie motiviert du zu Beginn des Tages bist, es ist wirklich schwer, sich an deine Pomodoros zu halten. Halte dich selbst mit einer Pausen-Erinnerungs-App auf dem Laufenden.

Die besten Pomodora-Timer-Apps lassen dich einstellen, wie lang deine Arbeitssitzungen sind, wie aufdringlich deine Erinnerungen sein sollen und wie streng du deine Pausen durchsetzen willst. Einige sperren dich für die Dauer deiner Pausen von deinem Computer aus.

Für wen die Pomodoro Technik am besten funktioniert

Die Pomodoro Technik wird oft von Entwicklern, Designern und anderen Menschen eingesetzt, die regelmäßig kreative Arbeit leisten müssen. Im Wesentlichen Menschen, die tatsächlich etwas produzieren müssen, das von anderen überprüft wird. Das bedeutet, dass jeder, vom Autor, der sein nächstes Buch schreibt, bis zum Softwareentwickler, der am nächsten großen Videospiel arbeitet, von den zeitlich begrenzten Arbeitssitzungen und Pausen, die Pomodoro bietet, profitieren kann.

Es ist aber auch für Leute nützlich, die keine so starren Ziele oder Arbeitspakete haben. Auch alle anderen, die einen “Posteingang” oder eine Warteschlange haben, die sie abarbeiten müssen, können davon profitieren. Wenn du ein Systemtechniker mit Tickets bist, die du abarbeiten musst, kannst du einen Timer setzen und anfangen, sie abzuarbeiten, bis dein Timer abläuft. Dann ist es Zeit für eine Pause, nach der du zurückkommst und dort weitermachst, wo du aufgehört hast, oder einen neuen Stapel von Tickets beginnst. Wenn du Dinge baust oder mit deinen Händen arbeitest, geben dir die häufigen Pausen die Möglichkeit, einen Schritt zurückzutreten und zu überprüfen, was du tust, über deine nächsten Schritte nachzudenken und sicherzustellen, dass du nicht erschöpft bist. Das System ist bemerkenswert anpassungsfähig an verschiedene Arten von Arbeit.

Zu guter Letzt ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Pomodoro ein Produktivitätssystem ist – keine Fesseln. Wenn du vorankommst und der Timer abläuft, ist es in Ordnung, den Timer anzuhalten, deine Arbeit zu beenden und dann eine Pause zu machen. Das Ziel ist es, dir zu helfen, in die Zone zu kommen und dich zu fokussieren – aber es soll dich auch daran erinnern, dass du mal wieder Luft holen musst. Regelmäßige Pausen sind wichtig für deine Produktivität. Denke auch daran, dass Pomodoro nur eine Methode ist, die für dich funktionieren kann oder auch nicht. Sie ist flexibel, aber versuche nicht, deine Arbeit in sie hineinzupressen, wenn sie nicht passt. Produktivität ist nicht alles – sie ist ein Mittel zum Zweck und ein Weg, um weniger Zeit mit dem zu verbringen, was du tun musst, damit du Zeit für die Dinge hast, die du tun willst. Wenn diese Methode hilft, dann mach es. Wenn nicht, erzwinge sie nicht.