Time Blocking: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um das Beste aus deinem Tagesablauf herauszuholen

Wie bringst du die notwendigen Übel von Meetings, E-Mails, Teamchats und Arbeit mit konzentrierter Zeit für die Dinge, die dir wirklich wichtig sind, in Einklang? Da es für die meisten von uns keine Option ist, ein digitaler Einsiedler zu werden, brauchen wir konkrete Strategien, die uns helfen, uns in einer Welt zu konzentrieren, die darauf ausgelegt ist, uns abzulenken. Hier kommt das Time Blocking ins Spiel.

Time Blocking (und seine nahen Verwandten Timeboxing, Task Batching und Day Theming) ist ein einfacher, aber effektiver Weg, die Kontrolle über deinen Arbeitstag zurückzugewinnen.

Probiere Time Blocking aus, wenn du…

• Jongliere mit vielen verschiedenen Projekten/Verantwortlichkeiten
• Verbringe zu viel Zeit im “reaktiven Modus”, reagiere auf E-Mails und Nachrichten
• Finden ihren Tag durch Meetings zerhackt vor
• Mit ständigen Unterbrechungen während des Tages kämpfen
• Kämpfen damit, die Zeit und den mentalen Raum für das Denken in großen Zusammenhängen zu finden

Dieser Leitfaden gibt dir einen Überblick darüber, was Time Blocking, Task Batching und Day Theming sind; wie eine Kombination dieser Strategien dir helfen kann, deinen Zeitplan zurückzuerobern; und wie du am besten deinen Kalender und Task Manager nutzt, um mit Time Blocking zu beginnen.

Was ist Time Blocking?

Time Blocking ist eine Zeitmanagement-Methode, die dich bittet, deinen Tag in Zeitblöcke zu unterteilen. Jeder Block ist der Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben gewidmet, und nur diesen bestimmten Aufgaben. Anstatt eine offene To-Do-Liste mit Dingen zu führen, die du nach und nach erledigst, beginnst du jeden Tag mit einem konkreten Zeitplan, der festlegt, woran du wann arbeiten wirst.

Der Schlüssel zu dieser Methode ist die Priorisierung deiner Aufgabenliste im Voraus – ein wöchentlicher Überblick ist ein Muss. Mache eine Bestandsaufnahme dessen, was in der kommenden Woche ansteht und mache eine grobe Skizze deiner Zeitblöcke für jeden Tag. Am Ende eines jeden Arbeitstages überprüfe alle Aufgaben, die du nicht erledigt hast – sowie alle neuen Aufgaben, die hinzugekommen sind – und passe deine Zeitblöcke für den Rest der Woche entsprechend an.

Mit Tagen, die im Voraus zeitlich blockiert sind, musst du nicht ständig Entscheidungen treffen, worauf du dich konzentrieren willst. Alles, was du tun musst, ist deinem Time Blocking Plan zu folgen. Wenn du abschweifst oder abgelenkt wirst, schaue einfach auf deinen Zeitplan und kehre zu der Aufgabe zurück, für die du die Zeit blockiert hast.

Variationen des Time Blockings

Time Blocking hat ein paar enge, aber unterschiedliche Cousins, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden: Task Batching, Day Theming, und Timeboxing.

Task Batching

Beim Task Batching gruppierst du ähnliche (normalerweise kleinere) Aufgaben und planst bestimmte Zeitblöcke ein, um sie alle auf einmal zu erledigen. Indem du ähnliche Aufgaben in einer Gruppe erledigst, begrenzst du die Anzahl der Kontextwechsel, die du während deines Tages machen musst, und sparst so wertvolle Zeit und mentale Energie. Zum Beispiel ist es effizienter, zwei 20-Minuten-Blöcke einzuplanen, um deine E-Mails zu bearbeiten, als alle 15 Minuten deinen Posteingang zu überprüfen.

Das Blockieren von Zeit lässt sich gut mit dem Stapeln von Aufgaben kombinieren, weil es dir erspart, jede einzelne Aufgabe in deinem Kalender zu planen. Blockiere einfach jeden Tag oder jede Woche Zeitabschnitte, in denen du bestimmte Aktivitäten erledigen willst, z.B. E-Mails, Rechnungen schreiben, Workouts, Meetings, Schreiben, Coding, tiefgehende Arbeit, Besorgungen, Mahlzeiten vorbereiten.

Day Theming

Das Day Theming ist eine extremere Version des Task Batching für Menschen, die viele Verantwortungsbereiche haben, die um ihre Aufmerksamkeit konkurrieren. Ein Unternehmer muss sich zum Beispiel oft um Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung, Kundensupport und Personalwesen kümmern – alles zur gleichen Zeit. Anstatt jeden Tag Zeitblöcke für jeden Verantwortungsbereich zu reservieren, widmet das Day Theming jedem Verantwortungsbereich einen ganzen Tag in der Woche.

Timeboxing

Time Blocking und Timeboxing werden oft als Synonyme verwechselt, aber es gibt einen wichtigen Unterschied. Beim Time Blocking nimmst du dir bestimmte Zeitabschnitte vor, um dich auf eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität zu konzentrieren. Zum Beispiel: “Ich werde morgen von 6 bis 9 Uhr an einem ersten Entwurf meines Blogbeitrags arbeiten.”

Im Gegensatz dazu kannst du dir beim Timeboxing ein Limit setzen, wie viel Zeit du einer bestimmten Aufgabe widmest. Hier ist eine Time Boxed Version des obigen Time Blocking Beispiels: “Ich werde den ersten Entwurf meines Blogbeitrags morgen zwischen 6 Uhr und 9 Uhr fertigstellen.”

Diese selbst auferlegte “Zeitbox” zwingt dich dazu, effizient zu arbeiten, da du nur eine begrenzte Zeit hast, um die Aufgabe zu erledigen. Es kann ein lustiger Weg sein, dich selbst herauszufordern und deine Produktivität zu steigern.

Warum ist Time Blocking so effektiv?

Diese Technik scheint auf den ersten Blick einfach zu sein, hat aber tiefgreifende Auswirkungen auf deine Fähigkeit, Dinge zu erledigen:

Sie fördert fokussierte “Deep Work”

Cal Newport, Autor von Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, ist ein großer Verfechter des Time Blocking. Er nimmt sich jeden Abend 20 Minuten Zeit, um den nächsten Arbeitstag zu planen:

Manchmal fragen mich die Leute, warum ich mich mit einer so detaillierten Planung abmühe. Meine Antwort ist einfach: Es generiert eine massive Menge an Produktivität. Ich schätze, dass eine 40-Stunden-Woche mit Time Blocking die gleiche Menge an Output produziert wie eine 60+-Stunden-Woche, die ohne Struktur verfolgt wird.

Wenn du ein Stück Zeit für ein einzelnes Projekt, ein Problem oder eine Aufgabe einplanst, bringst du alle deine mentalen Ressourcen auf eine Sache, anstatt deine Aufmerksamkeit auf mehrere Aufgaben zu verteilen. Je mehr du an einer einzigen Aufgabe arbeitest, desto mehr baust du die mentalen Muskeln auf, die du für tiefgreifende Arbeit benötigst und desto einfacher wird es, konzentriert zu bleiben.

Es hilft dir, die “oberflächliche Arbeit” effizienter zu erledigen

Oberflächliche Arbeit ist die Arbeit, die dringend ist, aber nicht wichtig für das Erreichen deiner langfristigen Ziele – denke an Papierkram oder das Beantworten von (den meisten) Emails. Wenn du die oberflächliche Arbeit in eine Zeitbox einträgst, setzt du dir klare Grenzen, wie viel Zeit du ihr widmest. Außerdem reduziert die Gruppierung ähnlicher Aufgaben die Kosten des Kontextwechsels. Indem du alle deine oberflächlichen Aufgaben in einem oder zwei Zeitblöcken zusammenfasst, kannst du sie effizienter erledigen und den Rest deines Arbeitstages für wichtigere Aufgaben nutzen.

Es macht dir bewusst, wie du deine Zeit verbringst

Die meisten Menschen sind schlecht im Zeitmanagement. Wir sind furchtbar darin, abzuschätzen, wie viel Zeit Aufgaben in Anspruch nehmen werden, und wir neigen dazu, uns selbst zu sehr zu verpflichten. Time Blocking zwingt dich dazu, deine aktuellen Prioritäten und Verpflichtungen zu konfrontieren und dir bewusst zu machen, wie du deine endliche Zeit verbringst. Für jede neue Verpflichtung, die du in dein Leben lässt, bist du gezwungen, Platz in deinem Kalender zu finden. Das Ergebnis ist, dass die Opportunitätskosten eines “Ja” konkreter werden und es viel einfacher wird, “Nein” zu sagen.

Es wirkt dem Perfektionismus entgegen

Unscharfe Zeitpläne sind der schlimmste Feind eines Perfektionisten. Es gibt immer etwas zu optimieren und zu verbessern. Es kann schwierig sein zu wissen, wann ein Projekt mit offenem Ende fertig ist, besonders wenn du nach Perfektion strebst. An einem bestimmten Punkt musst du in der Lage sein, “gut genug” zu sagen und weiterzugehen. Timeboxing kann helfen, indem du deinen Projekten Zeitlimits auferlegst. Wenn du oft Aufgaben in die Länge ziehst, weil du versuchst, alles genau richtig zu machen, dann setze dir eine strikte Zeitbox für die Fertigstellung der Aufgabe und halte dich daran.

Es hilft dir, deine Ziele zu verfolgen

In dem Artikel “Beyond good intentions: Prompting people to make plans improves follow-through on important tasks” überprüfen die Forscher Dr. Todd Rogers und Dr. Katherine L. Milkman mehrere Studien, die die Idee unterstützen, dass “konkrete Pläne den Menschen helfen, ihre Absichten durchzuziehen.”

Von der Einhaltung eines Trainingsprogramms bis hin zur Planung einer Grippeimpfung war es wahrscheinlicher, dass Menschen ihre Absichten umsetzten, wenn sie einen bestimmten Ort, ein Datum und eine Zeit für die Aktivität aufschrieben. Dennoch verlassen sich die meisten Menschen eher auf vage Absichten als auf konkrete Pläne:

Paradoxerweise planen Menschen häufig unter, wenn sie mit starken Absichten beginnen. Sie glauben fälschlicherweise, dass ihre starken Absichten ausreichen, um das gewünschte Verhalten auszuführen, und dieser Glaube hält sie davon ab, Strategien anzuwenden, die helfen könnten, Absichten in Handlungen umzusetzen.

Das Fazit: Wenn du deine Aufgaben und Ziele planst, ist es wahrscheinlicher, dass du sie auch durchziehst. Time Blocking zwingt dich dazu, konkrete Pläne zu machen, die sicherstellen, dass du jeden Tag an deinen Zielen arbeitest.

Aber funktioniert Time Blocking auch in meinem Job?

Einer der größten Kritikpunkte am Time Blocking ist, dass sie nicht für reaktive Jobs geeignet ist, bei denen man nicht vorhersehen kann, was zu einem bestimmten Zeitpunkt eintreffen wird. Ist Time Blocking wirklich eine realistische Strategie für einen Kundensupport-Spezialisten, dessen Aufgabe es ist, auf Tickets zu reagieren? Oder für einen Kundenbetreuer, der verfügbar sein muss, um auf Kundenanfragen zu reagieren?

Wir sind der Meinung, ja – selbst ein kleines Maß an Kontrolle über deinen Zeitplan zu haben, kann hilfreich sein, egal was dein Job ist. Cal Newport hat es so formuliert:

Perioden von offener Reaktivität können wie jede andere Art von Verpflichtung geblockt werden. Selbst wenn du den größten Teil deines Tages für reaktive Arbeit blockierst, wird die Tatsache, dass du deinen Zeitplan kontrollierst, es dir ermöglichen, einige kleine Blöcke (vielleicht am Rande des Zeitplans) für tiefgründigere Beschäftigungen zu nutzen.

Wenn dein Arbeitstag von externen Kräften gesteuert wird, ist es leicht, deine eigenen Ziele aus den Augen zu verlieren. Time Blocking kann dir helfen, ein größeres Gefühl der Kontrolle über selbst die unvorhersehbarsten Zeitpläne zu erlangen.

Einige häufige Fehltritte beim Time Blocking und wie du sie vermeidest

Während Time Blocking in der Theorie ziemlich einfach ist, kann es in der Praxis schwer sein, sich daran zu halten. Hier sind einige Tipps, die dir helfen, die Methode erfolgreich anzuwenden und nicht zum Sklaven deines Kalenders zu werden.

Unterschätze deine Zeit

Du wirst mit der Zeit besser darin, abzuschätzen, wie lange Aufgaben dauern, aber bis du deine Instinkte geschärft hast, solltest du lieber zu viel Zeit für Aufgaben einplanen, als zu wenig. Fülle deinen Zeitplan mit zusätzlicher Zeit für die Erledigung und den Übergang zwischen den Aufgaben. Du kannst sogar “bedingte Zeitblöcke” einrichten, auf die du zurückgreifen kannst, wenn du in Verzug gerätst.

Zu starr sein

Dinge werden auftauchen und deine Pläne durchkreuzen. Aber vergiss nicht, dass dein Plan ein Leitfaden ist, der dir hilft, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, kein verbindlicher Vertrag.

Sogar der Produktivitätsexperte Cal Newport ändert seine Pläne im Laufe des Tages, indem er ursprüngliche Zeitblöcke durchstreicht und sie mit aktualisierten Plänen füllt, wenn die Umstände es erfordern:

Newport geht mit Änderungen in seinem Zeitplan um, indem er ihn als Spiel sieht:

Diese Art der Planung ist für mich wie ein Schachspiel, bei dem die Arbeitsblöcke so verteilt und sortiert werden, dass alle großen und kleinen Projekte mit (gerade genug) Zeit zum Abschluss zu kommen scheinen.

Sieh deine Zeitblöcke als eine flexible Möglichkeit, dich selbst herauszufordern, nicht als strenge Werkzeuge, um dich zu bestrafen, wenn du zu kurz kommst.

Deine Freizeit überplanen

Auch wenn Elon Musk und Bill Gates gesagt wird, dass sie ihre Tage in 5-Minuten-Schritten planen, kann eine Überplanung deiner Freizeit eine selbstzerstörerische Übung sein. Studien haben gezeigt, dass die Verplanung von Freizeitaktivitäten einen “einzigartigen dämpfenden Effekt” auf den Gesamtgenuss der Aktivität hat.

Stattdessen kannst du dir Zeit nehmen, um abzuschalten und zu entspannen, ohne einen festen Plan zu haben, wie du diese Zeit verbringen wirst. Das gibt dir die Flexibilität, spontaner zu entscheiden, was du tun möchtest – Freunde anrufen, um einen Drink zu nehmen? Das neue Xbox-Spiel ausprobieren? Lesen? Wie auch immer du dich entscheidest, denke einfach daran, zumindest einen Teil deiner Zeit frei zu halten.

Wie du mit dem Time Blocking in 5 Schritten beginnst

Von möglichen Problemen abgesehen, ist Time Blocking immer noch eine mächtige Zeitmanagement-Strategie. Vor allem, wenn du sie als einen Rahmen für die Planung deines Tages siehst und nicht als eine Reihe von Gesetzen, die du nicht brechen kannst. Lass uns durch einen einfachen Schritt-für-Schritt-Prozess gehen, um dein eigenes Time Blocking System einzurichten.

1. Beginne mit deinen übergeordneten Prioritäten
   Die erste Frage, die du beantworten musst, ist: Warum willst du Time Blocking nutzen? Ist es, weil du mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten haben möchtest? Oder um deine Zeit zu reduzieren, die du mit E-Mails oder in Meetings verbringst? Oder einfach nur, um die Arbeit zu einer vernünftigen Zeit zu verlassen und Zeit mit der Familie zu verbringen? Wie auch immer du dich entscheidest, das Wissen um deine Prioritäten und Ziele wird deinen Zeitplan und die Art und Weise, wie du deinen Tag blockierst, beeinflussen.
2. Erstelle eine Vorlage für deinen Tag
   Jetzt ist es an der Zeit, mit der Erstellung deiner “Blöcke” zu beginnen Anstatt dich direkt in deinen Arbeitstag zu stürzen, solltest du mit Leitplanken für deine Zeit außerhalb der Arbeit beginnen. Was ist deine Morgenroutine? Wie wirst du dich von der Arbeit abkoppeln und Zeit für Freunde, Familie und Hobbys finden? Diese Aufgaben sind genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger als das, was du tagsüber tust.
3. Nimm dir Zeit für tiefe und seichte Aufgaben
   Nachdem du dich um deine persönlichen Prioritäten gekümmert hast, ist es an der Zeit, den gleichen Ansatz mit deinem Arbeitstag zu verfolgen. Für die meisten Menschen liegt der Reiz des Time Blockings darin, lange Zeitabschnitte für konzentrierte Arbeit zu reservieren. Der Gründer von Y Combinator, Paul Graham, nennt dies “Maker Time” – Sitzungen, in denen du konzentriert an etwas arbeitest, wie z.B. schreiben, entwerfen oder programmieren. Allerdings kannst du nicht den ganzen Tag in der Maker Time verbringen. Stattdessen geht es darum, ein Gleichgewicht zu finden.
4. Füge jeden Tag Blöcke für reaktive Aufgaben hinzu
   Time Blocking wird nie funktionieren, wenn du deine Zeit zu optimistisch einschätzt. Du hast immer noch E-Mails zu beantworten, Anrufe anzunehmen und Meetings zu besuchen. Die Kraft des Time Blockings liegt jedoch darin, dass du selbst entscheidest, wann du diese Aufgaben erledigst, anstatt sie jeden Moment deines Tages unterwandern zu lassen.
5. Schreibe deine tägliche To-Do-Liste auf (für Arbeit, Zuhause und Familie/Soziales) und fülle sie aus
   Jetzt, wo du eine Vorlage hast, wie dein Tag aussehen soll, ist es an der Zeit zu sehen, wie/ob es funktioniert. Schreibe deine Aufgaben für den Tag auf und füge sie in die entsprechenden Slots ein.

Hast du genug Zeit für deine tiefen und flachen Arbeitsaufgaben? Denke daran, dass dies ein Rahmen ist und nicht unbedingt in Stein gemeißelt. Es wird einige Zeit dauern, bis du einen Zeitplan gefunden hast, der für dich funktioniert.

Schnelle Tipps von Time Blocking Experten

Es ist nie einfach, die Art und Weise, wie du arbeitest, zu ändern. Wenn du das Beste aus dem Time Blocking machen willst, befolge diese Tipps.

• Setze Puffer zwischen die Aufgaben. Wir alle haben das, was man “Aufmerksamkeitsrückstand” nennt, nachdem wir eine Aufgabe erledigt haben, der 10-15 Minuten dauern kann, bis er überwunden ist. Wenn du davon ausgehst, dass du auf der Stelle umschalten kannst, wirst du am Ende frustriert sein und hinter dem Zeitplan zurückbleiben.
• Plane deine Pausen ein (nicht nur das Mittagessen). Wir sind keine Maschinen. Stelle sicher, dass du dir den ganzen Tag über Zeit für ein kurzes Dehnen oder einen Spaziergang nimmst, um deinem Gehirn (und deinen Augen) eine Pause zu gönnen.
• Nutze die richtigen täglichen Zeitmanagementstrategien, um auf Kurs zu bleiben. Time Blocking bedeutet, dass du dich an deinen Zeitplan hältst. Nutze tägliche Zeitmanagement-Strategien wie die Pomodoro-Methode oder die 2-Minuten-Regel, um dich durch deinen Zeitplan zu bewegen und deine Ziele zu erreichen.
• Überschätze, wie lange die Dinge dauern werden (zumindest am Anfang). Erinnerst du dich an den Planungsirrtum? Sei nicht zu optimistisch mit deinem Tag, bis du eine solide Vorstellung davon hast, was du schaffen kannst. Einige Experten sagen, dass du dir selbst 2-3x so viel Zeit geben solltest, wie du denkst, dass eine Aufgabe dauern wird.
• Plane Zeit für Auszeiten, Entspannung und Lernen ein. Die produktivsten Menschen verbinden Arbeit mit Ruhe. Gib dir die Zeit, die du brauchst, um dich zu entspannen, loszulassen und sogar neue Fähigkeiten zu erlernen. Du musst nicht 100%ig produktiv sein, 100% der Zeit.
• Erzähle den Leuten, was du tust. Keiner ist eine Insel. Stelle sicher, dass die Leute um dich herum verstehen, woran du arbeitest, wann du verfügbar bist und setze realistische Erwartungen an Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Lege einen “Überlauftag” fest, damit du dich nicht überwältigt fühlst. Wenn du ständig in Rückstand gerätst, solltest du einen “Überlauftag” einplanen, an dem du den Rückstand aufholen kannst.
• Überarbeite nach Bedarf. Niemand arbeitet gut innerhalb eines starren Systems. Versuche so realistisch wie möglich zu sein, wenn du deinen Zeitplan aufstellst, aber sei darauf vorbereitet, Dinge zu verschieben oder ihn für einen Tag zu verwerfen, wenn sich eine Krise entwickelt.